اخیراً ، مفاهیم Agile و Activity based Working محبوبیت بیشتری پیدا می کنند و بسیاری از شرکت ها در حال بررسی امکان اجرای آنها در دفتر کار خود هستند ، اما مشکلات خاصی را تجربه می کنند. مدیریت اغلب از ترس مواجه شدن با نارضایتی کارمندان و کاهش بهره وری آنها ، قادر به ایجاد چنین تغییراتی نیست.
دنیس چرنیچکین ، مدیر شرکت تجارت داخلی Haworth ، در مورد اینکه چرا تغییر در مفهوم فضای داخلی دفتر می تواند بر روی کار شرکت تأثیر منفی بگذارد و مواردی که باید برای سازماندهی هرچه بیشتر فضا به کار گرفته شود ، به ما گفت.
مشکلات اصلی در اجرای پروژه هایی مانند چابک سازی و فعالیت مبتنی بر فعالیت چیست؟
- دفاتر اجرا شده با توجه به این مفاهیم ، اول از همه ، وجود بسیاری از مناطق مختلف عملکردی را پیش بینی می کنند که یک کارمند بسته به وظیفه خاص و نوع فعالیت ، می تواند بنا به صلاحدید خود انتخاب کند. این تنوع در هنگام برنامه ریزی مطب چنان آزادی عمل را می دهد که افراد مسئول در این زمینه گاهی اوقات نمی دانند از کجا شروع کنند ، روی چه چیزی تمرکز کنند ، یا در مورد تغییرات قابل توجه تصمیم گیری نمی کنند و اگر چنین شود ، نمی توانند به وضوح فرمول بندی کنند وظیفه را توضیح دهید و برای معماران توضیح دهید که چه نتیجه ای باید حاصل شود. معمولاً فرمول بندی ها بیش از انتزاع و مبتنی بر احساسات و روندها هستند تا واقعیت ها و آمارهای مشخص. این آرزوها به هیچ وجه از یک تکلیف فنی معنی دار ، ساختاری و با کیفیت بالا دور نیستند ، که منعکس کننده الزامات فضای کارآمد امروز و در فاصله سه تا پنج سال برای یک شرکت خاص است. نتیجه ممکن است متناسب با انتظارات مشتری باشد.
غالباً ، شرکت ها ، که نمی دانند دقیقاً چه چیزی می خواهند بدست آورند ، شروع به کپی برداری از ایده های دفاتر موجود می کنند بدون اینکه خود را با نیازهای خود تطبیق دهند و آنها را در یک فضای کاملاً متفاوت ، در شرایط متفاوت ، در تیم های دیگر که اساساً آماده پذیرش چنین مواردی نیستند ، پیاده سازی کنند. مفاهیم. در نتیجه ، این منجر به کاهش قابل توجه بهره وری می شود.
علی رغم این واقعیت که این دشواری ها در انتقال به مفاهیم چابکی و فعالیت مبتنی بر فعالیت ذاتی ترند ، می توانند در ایجاد هر فضایی بوجود آیند. البته ایجاد یک دفتر استاندارد "فضای باز" که در آن اغلب از راه حل های مشابه استفاده می شود ، آسان تر است ، اما در فرمول بندی الزامات فضای موثر نیز در چنین مواردی مشکل وجود دارد.
فضای اداری موثر را چگونه تعریف می کنید؟
- این فضایی است که مردم را گرد هم می آورد و در آنجا بیشترین بازده و کارآیی را دارند. این محیطی است که در آن تیم های کاری یا افراد جداگانه می توانند پتانسیل خود را به حداکثر برسانند ، در حالی که فضای اطراف مانع آنها نمی شود ، اما کمک می کند. و از آنجا که هر تیم و هر متخصص دارای ویژگی های فردی است ، فضای موثر منحصر به فرد هر سازمان است. هیچ سناریو یا پاسخ صحیحی وجود ندارد ، زیرا بسیاری از موارد به اهداف شرکت بستگی دارد. برای برخی ، در حال حاضر ، کاهش هزینه ها ، کاهش مترمربع برای هر شخص ، برای دیگران - ایجاد محصول جدید یا آوردن فناوری جدید به بازار ، برای کسی - برای افزایش رضایت مشتری و کیفیت خدمات مهم است. بعضی اوقات این وظایف در تضاد است. بنابراین ، هر شرکت باید اهداف خود را مشخص کند ، معیارهای موفقیت و چگونگی دستیابی به آن و اینکه فضا چگونه می تواند به انجام این وظایف کمک کند.
من پیشنهاد می کنم ابتدا با شناسایی یک پارامتر بسیار مهم - فرهنگ سازمانی - شروع کنید. این اوست که شرکت ها را از یکدیگر متمایز می کند. این یک ویژگی فوق العاده مهم است که اغلب در بازار ما دست کم گرفته می شود ، اگرچه اهمیت آن از مدتها قبل در جهان شناخته شده است. شناخت و درک فرهنگ شرکت شما تعیین فضای مورد نیاز آن را آسان تر می کند.
چگونه فرهنگ می تواند با فضا ارتباط داشته باشد؟
- فرهنگ به معنای واقعی کلمه بر تمام جنبه های فعالیت های یک سازمان تأثیر می گذارد ، از جمله مدیریت ، فرایندهای تجاری ، محصولات ایجاد شده ، جذب و نگهداری کارکنان ، سیستم تصمیم گیری ، شهرت و موارد دیگر. این یک احساس امنیت ، تعهد نسبت به شرکت ایجاد می کند و رضایت و بهره وری کارکنان را تحت تأثیر قرار می دهد. بنابراین ، اغلب به عنوان یک دارایی تمام عیار و بسیار مهم سازمان تلقی می شود.
معمولاً فرهنگ در یک شرکت با چیزهای رسمی مانند ارزش های شرکتی ، استانداردهای کاری ، کدهای رفتاری - به اصطلاح عوامل مشهود - در ارتباط است. اما عوامل نامرئی نیز وجود دارد که قوانین و عادات ناگفته مردم را تعیین می کند. در این منطقه ، فضای کار نیز از جمله معماری ، فضای داخلی و محلول های مبلمان نقش مهمی دارد. یعنی فضای کار بخشی مهم از فرهنگ سازمانی است و باید با آن مطابقت داشته باشد. این شبیه یک تکه از یک پازل است که از مجموعه دیگری گرفته شده است - نه تنها متناسب با عناصر همسایه نخواهد بود بلکه باعث خرابی کلی تصویر می شود. با فضا هم همینطور است. از بسیاری جهات ، نحوه کار یک کارمند را شکل می دهد ، بنابراین اگر فضا متناسب با فرهنگ فعلی نباشد ، مردم بر خلاف ارزش های شرکت کار می کنند.
به نظر می رسد اگر کارمندی را از یک دفتر به دفتر دیگر منتقل کنید که تفاوت محسوسی با دفتر قبلی داشته باشد ، او کار دیگری خواهد کرد؟
- قطعا. البته این تغییر همیشه به این زرق و برق نخواهد بود ، اما نکته اینجاست که نوع فضا ، عملکردهای موجود در آن و به طور کلی فرهنگ سازمانی نحوه برخورد فرد با وظایف ، تعامل با همکاران و تصمیم گیری را تعیین می کند. از این گذشته ، حتی اگر معمولاً به آن فکر نمی کنیم ، تأثیر فرهنگ بر رفتار ما واقعاً زیاد است. ارزش تغییر مکان را دارد و ما از قبل ناخودآگاه رفتار متفاوتی داریم.
من جمله ای از وینستون چرچیل را دوست دارم: "ما ابتدا شکل ساختمانهای خود را تعریف می کنیم ، و سپس ساختمانهای ما شکل رفتار ما را تعیین می کنند." و در واقع همینطور است. برای مثال ، برای مقایسه رفتار افراد خارج از دفتر - در یک رستوران گران قیمت و در یک میخانه معمولی. در حالت اول ، سعی می کنیم سطح را متناسب کنیم - سبک رسمی لباس ، لحن آرام ، غالباً مکالمه با موضوعات فکری. اما تصور کنید که در یک میخانه هستیم - رفتار ما آزادانه و غیررسمی خواهد بود. در دفاتر نیز همین اتفاق می افتد - فضا به طور مستقیم بر رفتار و سبک کار کارمندان تأثیر می گذارد.
چه می شود اگر کارمندان از فضایی که در آن کار می کنند خوششان نیاید؟ این چگونه بر آنها تأثیر می گذارد؟
- این یک سوال فوق العاده مهم است. عدم رضایت کارمندان از فضای اداری ، جایی که به عنوان مثال یافتن منطقه عملکردی مناسب برای یک کار خاص غیرممکن است ، یا عوامل حواس پرتی آزار دهنده زیادی وجود دارد ، تأثیر منفی قابل توجهی ایجاد می کند. اما متأسفانه کارمندان نمی توانند به تنهایی فضای موجود را تغییر دهند. چنین اختیاری بر دوش متخصصانی است که مسئول ایجاد فضای داخلی دفتر هستند ، که برای ایجاد راحت ترین محیط باید ویژگی های فرهنگی سازمان را در نظر بگیرند. بعلاوه ، به دلیل انواع مختلف فعالیتهای دپارتمانها در داخل یک سازمان ، فرهنگهای به اصطلاح فرعی وجود دارد که در هنگام طراحی نیز باید به آنها توجه شود.
همه ما می دانیم که معماری کشورها و شهرهای مختلف با یکدیگر متفاوت است ، ویژگی های فرهنگی را منعکس می کند و فضای منحصر به فردی را ایجاد می کند.در دفتر ، همه چیز یکسان است - طراحی و معماری فضای دفتر باید نشان دهنده فردیت سازمان و بخشهای آن باشد.
چگونه می توانید فرهنگ سازمانی خود را تعریف کنید و بفهمید کدام فضا مناسب آن است؟
- در واقع کاملاً ساده است. طبقه بندی براساس 25 سال تحقیق توسط استادان دانشگاه میشیگان ، کامرون و کوین وجود دارد که "ارزشهای رقابتی" نامیده می شود. دانشمندان چهار ارزش غالب در شرکت ها را شناسایی کرده اند: همکاری ، رقابت ، ایجاد و کنترل. هر مقدار با مجموعه ای از خصوصیات فضای کار همراه است که پشتیبانی آن را به حداکثر می رساند. به هر حال ، این مدل توسط بسیاری از کارشناسان بسیار کارآمد شناخته شد و با توجه به رتبه بندی Financial Times وارد 50 ابزار برتر تجاری در تاریخ شد.
به عنوان مثال ، بیایید نگاهی به شرکت هایی بیندازیم که مقدار Control بر آنها غالب است. برای این سازمان ها ، مهم این است که کار "درست" انجام شود. مشخصه های آنها با ساختار سازمانی روشن ، سلسله مراتب ، کنترل دقیق ، فراوانی پروتکل ها و رویه ها و تعامل رسمی کارمندان است. غالباً اینها شرکتهای بزرگ اداری و ادارات دولتی و همچنین ادارات مالی و حقوقی هستند. فضا در این مورد باید با یک ترتیب منظم و قابل درک از محل کار مشخص شود ، سلسله مراتب و وضعیت را حفظ کند ، مجهز به پارتیشن های بالا و مناطق مخصوص تعامل برای تعامل باشد ، بلکه اتاق های ملاقات جداگانه باشد. محل کارها معمولاً منزوی هستند و در نزدیکی رئیس ، به سختی به بخشها تقسیم می شوند ، رنگهای محافظه کارانه اغلب در فضای داخلی استفاده می شود.
برای مقایسه ، بیایید از مقدار خلاف "Creation" استفاده کنیم. مشخصه شرکتهای تحت سلطه این ارزش تمایل به تولید یک محصول یا خدمات است ، آنها بر نوآوری ، تفکر خارج از جعبه ، تمایل به رهبر شدن از طریق تحولات جدید و عرضه سریعتر به بازار تمرکز می کنند. یک پیشنهاد بی نظیر این نوع اغلب با شرکت های فناوری اطلاعات و همچنین آژانس های بازاریابی خلاقانه در ارتباط است ، اما در واقع ، تقریباً هر شرکتی که محصول خود را ایجاد کند ، از این ارزش برخوردار است ، به ویژه اگر در صنعت خود در یک موقعیت پیشرو باشد. برای چنین شرکت هایی ، بسیار مهم است که بتوانند در هر زمان بحث های گروهی ، طوفان مغزی ، جلسات را انجام دهند ، ایده های خود را به طور غیررسمی با همکاران به اشتراک بگذارند بنابراین ، این نوع سازمان به مکانهای مختلفی برای کار متمرکز فرد ، و همچنین برای تعامل جمعی و جلسات خودجوش ، سطوح بزرگ برای نمایش بصری اطلاعات ، فضاهای بزرگتر با چشم انداز خوب نیاز دارد ، زیرا تخیل ، پیچیده تر و طرح ارگانیک ، عدم یکنواختی در طراحی و تکرار ، الهام بخش راه حل های داخلی ، محدودیت های کمتر و آزادی بیشتر ، و زمینه های مختلف برای خلاقیت با صوت خوب ، زیرا روند خلاقیت به راحتی از بین می رود.
اما مهمترین نکته ای که باید بخاطر بسپارید این است که هر شرکتی همیشه هر چهار ارزش را با هم ترکیب می کند. به طور معمول ، دو مورد از آنها تسلط دارند ، اما ، به هر حال ، فرهنگ سازمانی هر شرکت ترکیبی منحصر به فرد از همه این ارزش ها است که به نسبت های مشخصی وجود دارد. بنابراین ، شما قادر به یافتن شرکت هایی با همان فرهنگ نخواهید بود. با شناخت فرهنگ سازمانی خود ، درک تعادل ارزش های کلیدی ، می توانید ایده روشنی از فضای مورد نیاز برای هر بخش خاص و کل شرکت دریافت کنید.
دقیقاً چگونه می توانید فرهنگ موجود در یک شرکت را شناسایی کنید؟
- برای تشخیص واضح فرهنگ سازمانی شرکت و بخشهای آن ، یک رویکرد علمی جامع لازم است. ما در HAWORTH دارای روش ثبت اختراع CultureLENS own خود برای انجام این نوع تحقیقات هستیم.به لطف فناوری رایانه ای ، همه کارمندان می توانند در این مطالعه شرکت کنند ، از راه دور به سوالات پاسخ دهند تا فرهنگ سازمانی فعلی را تجزیه و تحلیل کنند. مدیران ارشد به س questionsالات دیگری پاسخ می دهند که به تعیین فرهنگ سازمانی ترجیحی کمک می کند که دوست دارند طی 2-3 سال در شرکت خود ببینند. تمام پاسخ ها توسط رایانه پردازش می شود و به متخصصان و استراتژیست های فضای اداری اجازه می دهد نتیجه گیری و توصیه های فردی را برای مشتری انجام دهند. به عنوان مثال ، مقایسه فرهنگ های فعلی و ترجیحی می تواند به شما کمک کند درک کنید که کدام جهت را حرکت دهید و چه تغییراتی باید در فضای اداری اعمال شود تا نتایج مطلوب را بدون ایجاد طرد و مقاومت از سوی کارکنان بدست آورید.
آیا به درستی می فهمم که نتایج مطالعه فرهنگ سازمانی اساس مرجع طراحی دفتر را تشکیل می دهد؟ آیا مشتریان نیاز به تهیه چیز دیگری دارند؟
- بله ، نتیجه مطالعه گزارش مفصلی است که مختصری از طرح ، مختصات مرجع برای ایجاد دفتر آینده با نمونه هایی از راه حل های مکانی است که فرهنگ سازمانی مورد نظر شرکت مورد مطالعه را پشتیبانی می کند. اما من فقط در مورد یک ابزار صحبت کردم ، البته اساسی. علاوه بر فرهنگ سازمانی ، درک سایر ویژگی های فردی سازمان - سبک های کاری موجود ، انواع تعاملات بین بخش ها و کارمندان ، آمار استفاده از محل کار و مکان های مشترک ، رضایت شخصی از فضای کار فعلی و غیره - از اهمیت بیشتری برخوردار است. تحقیقات بیشتری برای کمک به شرکت ها در شناسایی همه این ویژگی ها وجود دارد.
در پایان ، من می خواهم یک بار دیگر تأکید کنم که هر شرکت ، هنگام طراحی یک دفتر جدید یا انجام بازسازی در یک دفتر موجود ، باید خود و نیازهای خود را به دقت تجزیه و تحلیل کند. این امکان وجود دارد که این سازمان نیازی به تغییر کاربری چابک یا فعالیت مبتنی بر فعالیت نداشته باشد. هیچ کس وظیفه پیروی از مد یا مد روز را ندارد ، مسئولیت ما ایجاد فضای مناسب است که بهره وری ، رضایت و تعهد کارمندان را افزایش دهد. به هر حال مردم سرمایه اصلی هر شرکتی هستند.
