در طول دهه گذشته ، سلطه فضاهای آزاد در دفاتر مدرن آشکارتر شده است و انواع دیگر سازمان فضایی را آواره می کند. گرچه فضای باز تعاملات کارمندان را بهبود می بخشد و هزینه های املاک و مستغلات را کاهش می دهد ، اما تمرکز و تمرکز روی کار نیز دشوارتر می شود ، که تأثیر منفی بر بهره وری می گذارد و در نهایت می تواند از مزایای آن بیشتر باشد.
البته ، در واقع هر دفتری باید دارای زمینه های ارتباطی باز باشد که فرکانس و کارایی تعاملات کارمندان را افزایش داده و احتمال نوآوری را افزایش می دهد. با این حال ، چنین مناطقی تداخل دیداری و صوتی را در فضاهای باز ایجاد می کنند که با تمرکز تداخل ایجاد می کنند ، و کارهایی که نیاز به تمرکز دارند به همان اندازه کار تیمی مهم است. بنابراین ، ارزش این را دارد که بفهمید چه عواملی دقیقاً بر غلظت تأثیر می گذارد ، چگونه می توانید از دست دادن آن جلوگیری کنید ، و همچنین چگونه می توانید مناطق باز را با مناطق کار متمرکز ترکیب کنید
همه از مشکل سر و صدا و از دست دادن تمرکز در فضای باز اطلاع دارند ، اما متأسفانه تعداد کمی از آنها به طور جدی به این مسئله توجه دارند. شاید به دلیل دیده نشدن صدا ، اهمیت آن را دست کم می گیریم. به عنوان مثال ، اگر نشتی در دفتر رخ دهد ، البته نه خیلی جدی ، پرسنل مسئول بلافاصله رفع آن را شروع می کنند. "نشت" صدا می تواند به همان اندازه برای کار در دفتر آسیب برساند ، اما به دلایلی ، ما برخلاف فرش مرطوب ، به راحتی این مشکل را نادیده می گیریم.
طبق مرکز تحقیقات هاورث ، به طور متوسط ، کارمندان 28 درصد از زمان کار خود را به دلیل حواس پرتی در دفتر کار از دست می دهند. در نتیجه ، آنها باید روز کاری خود را زود شروع کنند یا دیر بمانند تا تمام کارهایی را که نیاز به سکوت و تمرکز دارند انجام دهند. این مشکل دور از ذهن نیست. کارمندان اداری اغلب به مکان هایی برای عقب نشینی و تمرکز نیاز دارند و متأسفانه این فاکتور در فضاهای کاری باز حداقل مورد توجه قرار می گیرد. طبق آمار حاصل از این مطالعه ، بیش از نیمی از کارمندان معتقدند تمرکز در دفتر کارشان دشوار است ، به همین دلیل آنها وقت زیادی را تلف می کنند.
علاوه بر شلوغی بصری و آلودگی صوتی که کارمندان باید در دفاتر برنامه باز با آن روبرو شوند ، آنها با حواس او را پرت می کنند مانند ایمیل ها ، تلفن های هوشمند و پیام های پاپ آپ. اطلاعات اضافی حاصل از ارتباطات مداوم موبایل و اینترنت ، آنها را "فلج" می کند و زمان کمتری برای تمرکز بر روی کار آنها و حل غیر استاندارد مشکلات باقی می ماند. مغز انسان به همان روشی که هزار سال پیش کار می کرد ، کار می کند ، اما اکنون همه این فناوری ها را داریم و زیست شناسی ما همگام با پیشرفت آنها نیست. اضافه بار اطلاعات به سرعت به یک روند عمده منفی در بازار سرمایه انسانی تبدیل شد.
از دست دادن تمرکز
در حین کار بر روی یک کار ، فرد می تواند به گونه ای تمرکز کند که فقط با نادیده گرفتن سایر موارد ، فقط اطلاعاتی را که مهم می داند درک کند. این توانایی شگفت انگیز مغز انسان است. با این حال ، هنگامی که حواس پرتی های متعدد بوجود می آیند ، توجه اغلب از وظیفه انجام شده به سمت کم اهمیت تر تغییر می کند.
توجه به این نکته مهم است که عوامل حواس پرتی را می توان به دو نوع تقسیم کرد: داخلی و خارجی. و طبق این مطالعه ، کارکنان مجدداً تمرکز مجدد و بازگشت به محل کار خود را که در اثر حواس او را پرت می کنند ، به طور متوسط 23 دقیقه طول می کشد.جالب اینجاست که آنها با انجام این کار ، حداقل روی دو کار دیگر تمرکز می کنند قبل از بازگشت به وظیفه ای که قبلاً انجام می دادند.
به عنوان یک قاعده ، عوامل درونی ، افکار یا تجربیات شخصی هستند که ارتباط مستقیمی با کار ندارند ، به عنوان مثال ، چه چیزهایی را برای ناهار بخوریم یا چه چیزهایی برای عصر باقی مانده است. همانطور که مشخص شد ، بازگشت به کار ، که حواسش به عوامل داخلی باشد ، تا حدودی دشوارتر است و حدود 30-35 دقیقه طول می کشد. بنابراین ، ما شناخت زیادی را صرف کنترل افکار حواس پرتی خود می کنیم. بنابراین ، به حداقل رساندن تأثیر عوامل بیرونی بسیار مهم است - به هر حال ، هرچه تلاش بیشتری برای مقابله با عوامل خارجی لازم باشد ، بیشتر اوقات فرد حواس او را پرت می کند و زمان بیشتری را هدر می دهد.
هرچه چند وظیفه ای بیشتر باشد ، بازده نیز پایین می آید
مغز انسان توانایی پردازش اطلاعات را به همان روشی که کامپیوتر می تواند همزمان چندین فرآیند را انجام دهد ، ندارد. مردم بیشتر تمایل به دنباله ای از اعمال دارند. وقتی می خواهیم دو یا چند کار را انجام دهیم ، غالباً احساس می کنیم که همه کارها را یک باره انجام می دهیم. در واقع ، با جابجایی بین کارها ، ما وقت زیادی را تلف می کنیم و هرچه مدت زمان انجام آنها بیشتر شود ، تمرکز بیشتری از دست می دهیم و اشتباهات بیشتری مرتکب می شویم. حتی بسیاری از کارها را چند وظیفه ای به عنوان شکل دیگری از حواس پرتی می نامند ، زیرا چندین کار تمرکز توجه را از بین می برند.
به عنوان مثال ، ما وظیفه داریم چندین لیوان را از یک بطری آب پر کنیم. ما نمی توانیم آنها را همزمان پر کنیم ، بنابراین یا آنها را یک باره کاملاً پر می کنیم ، یا کم کم ، بارها و بارها به لیوان های خالی برمی گردیم. در حالت اول ، بدیهی است که ما سریعتر و کارآمدتر کنار خواهیم آمد ، در حالی که در حالت دوم ، روند کار طولانی تر خواهد شد ، در حالی که می توانیم آب بیشتری از لیوان ها بریزیم. و هرچه تعداد لیوان بیشتر باشد ، این فرایند بیشتر طول خواهد کشید ، و ما آب بیشتری خواهیم ریخت.
فناوری به ویژه هنگام انجام چند وظیفه ای می تواند چالش برانگیز باشد ، زیرا با تمام حواس پرتی ما در حال آماده سازی خود برای حواس پرتی هستیم و اکثر افراد به راحتی از پس چند وظیفه بر نمی آیند. بنابراین ، با تمرکز بر روی یک فعالیت ، بهره وری بیشتری داریم. به خصوص در حالت "جریان".
وارد جریان شوید
Flow مفهومی در روانشناسی است که توسط روانشناس مجارستانی Mihai Csikszentmihalyi در دهه 1970 ساخته شد. این اصطلاح به یک حالت روانی گفته می شود که در آن فرد کاملاً درگیر یک فعالیت خاص ، باانگیزه ، پر انرژی است و غالباً زمان را از دست می دهد. از این طریق او نه تنها با بهره وری بیشتر ، بلکه با خلاقیت بیشتری نیز کار می کند.
عوامل حواس پرتی خارجی می توانند در تمرکز تداخل ایجاد کنند ، اما تأثیری بر روی کسانی که در حالت "جریان" هستند کم است یا هیچ تأثیری ندارند. به عنوان مثال ، موسیقی در دفتر ممکن است به عنوان یک حواس پرتی توسط یک شخص تلقی شود و تقریباً توسط دیگری مورد توجه قرار نگیرد ، اگرچه هر دو روی یک کار متمرکز هستند. این ممکن است به این معنی باشد که حالت دوم از قبل وارد حالت "جریان" شده است ، در حالی که دیگری فقط در تلاش است این کار را انجام دهد ، اما عوامل خارجی در آن دخالت می کنند.
از طرف دیگر ، محرک های بیرونی نباید حواس پرتی باشند ، اما برعکس ، می توانند برای انجام کار مفید باشند. گاهی اوقات درک و ارزیابی وضعیت خارجی و محیط ضروری است. این آگاهی از موقعیت می تواند برای فعالیت های خاص مفید باشد. به عنوان مثال ، هنگام رانندگی ، فرد متمرکز است ، در حالی که باید عوامل مختلف موقعیتی را ارزیابی کند: جاده ، چراغ راهنمایی ، سایر کاربران جاده.
کار اداری مولد هم به آگاهی موقعیتی و هم به وضعیت "روان" نیاز دارد. متأسفانه حضور همزمان در هر دو کشور غیرممکن است ، بنابراین ، با در نظر گرفتن وظایف فعلی ، شرایط و عوامل داخلی و خارجی ، کارمندان باید بین آنها جابجا شوند. و فضای اداری باید از کار در هر یک از این ایالات پشتیبانی کند.
طراحی فضای کاری تمرکز
عوامل حواس پرتی از بین نمی روند ، اما فضای اداری به جای ایجاد موانع جدید برای دستیابی به وضعیت "روان" ، باید کار را متمرکز نگه دارد.
نیازهای کاری کارمندان بسته به وظیفه در طول روز تغییر می کند. به عنوان مثال ، ابتدا باید نامه خود را مرتب کنید ، چندین تماس برقرار کنید ، سپس برای یک جلسه آماده شوید ، درباره کارها با همکاران بحث کنید و سپس یک پیشنهاد تجاری تهیه کنید. فقط با یک رویکرد یکپارچه برای طراحی می توانید فضایی ایجاد کنید که برای همه فعالیت های ذکر شده مناسب باشد.
این رویکرد جامع برای ساماندهی فضای اداری شامل پنج اصل است: تنوع ، انتخاب ، کنترل ، شناسایی و دوباره پر کردن.
تنوع از بین فضاهای باز و خصوصی یکی را انتخاب نکنید ، باید هر دو را در اختیار کارمندان قرار دهید و همچنین به آنها فرصت دهید فضای مناسب برای هر کار را انتخاب کنند. کارهایی که نیاز به تمرکز دارند را می توان در هر منطقه انجام داد: کسی در فضای باز با صدای هیاهوی اداری راحت تر است ، در حالی که کسی در یک مکان خلوت به سکوت کامل احتیاج دارد. نکته اصلی این است که هر دو نوع فضا در دفتر ارائه می شود.
انتخاب به کارمندان خود اعتماد کنید تا انتخاب کنند که کجا ، چگونه و چه موقع کار خود را انجام دهند. و آنها خود قادر به یافتن شرایطی خواهند بود که در آن بیشترین بهره وری را خواهند داشت.
کنترل. به کارمندان کنترل محل کار خود را بدهید. اگر همه چیز را به جای آنها تصمیم بگیرید ، احتمال اشتباه گرفتن با ترجیحات آنها زیاد است. به عنوان مثال ، با تصمیم گیری برای حذف تداخل صدا در بین کارمندان و جدا کردن آنها از مناطق مشترک ، شرکت ها می توانند تعامل همکاران را به میزان قابل توجهی کاهش دهند. درعوض ، توانایی تنظیم حریم خصوصی محل کار ، تعداد دفعات تعامل با همکاران و همچنین مجموعه لوازم جانبی ، سطح نور ، دما و غیره را به کارمندان بدهید. این درک واقعی که آنها می توانند فضای کار خود را کنترل کنند می تواند برخی از تأثیرات منفی عوامل حواس پرتی را جبران کند.
به رسمیت شناختن. رسیدن از نقطه A به نقطه B و سپس رسیدن به نقطه C باید آسان باشد. چیدمان های واضح و ساده به افراد امکان می دهد تا به سرعت در فضا حرکت کنند و از موقعیت های ناجور و اتلاف وقت جلوگیری کنند. یک طرح واقعاً قابل درک به کارمندان این امکان را می دهد تا ذهنی نقشه دفتر را تصور کنند ، همکاران خود را در آن پیدا کنند و بصورت شهودی هدف هر منطقه را درک کنند. وقتی مناطق عملکردی را به طور واضح ترسیم می کنید ، فرایندهای شناختی کارمندان را با افکار غیرضروری زیاد نمی کنید و آنها بلافاصله آماده اند تا به جای تلاش برای پیمایش در فضا ، انرژی خود را به سمت انجام وظایف سوق دهند.
دوباره پر کردن نیروها. برای تعطیلات به کارمندان زمان و مکان اختصاص دهید. وقتی تمرکز طولانی مدت روی کار داریم ، انرژی زیادی صرف می شود و بدن سریعتر خسته می شود. مغز ما با اجازه دادن به ما برای تمرکز طولانی مدت روی چیزی بدون توجه به عوامل حواس پرتی ، کارهای شگفت انگیزی را انجام می دهد. بنابراین ، "شارژ مجدد" بعد از چنین فعالیتی به سادگی ضروری است. یک گزینه برای شارژ مجدد انرژی ، لذت بردن از نمای پنجره هنگام استراحت کوتاه از کار است و هر شرکتی باید این فرصت را فراهم کند. همچنین می توانید در طول روز برای گرفتن میان وعده یا گپ زدن با همکاران در مناطق غیر رسمی ، استراحت کوتاهی داشته باشید. یک یا دو استراحت طولانی تر ، مانند رفتن به ورزشگاه یا پیاده روی در بیرون از دفتر ، می تواند انرژی لازم را برای یک جلسه کار طولانی تر فراهم کند. تهیه این گزینه ها برای کارمندان بسیار مهم است تا آنها همیشه انرژی لازم برای کار با تمرکز را داشته باشند.
مشکل تمرکز در دفاتر روسیه
دنیس چرنیچکین ، مدیر تجارت داخلی Haworth ، نظرات خود را در مورد این مطالعه ارائه داد و آنها را با واقعیت های روسیه مرتبط دانست.
"مشکل تمرکز در فضاهای آزاد در روسیه کمتر از غرب نیست. حتی می گویم موضوع حادتر هم هست.واقعیت این است که ، به عنوان مثال ، شرکت های آمریکایی ، در بیشتر موارد ، کاملاً با احتیاط به سمت فضای باز حرکت می کنند و فقط از آن برای بخشها یا مناطق خاص استفاده می کنند. در دفاتر روسیه ، این انتقال بدون در نظر گرفتن مشخصات فعالیت های کارمندان و سبک کار آنها ، تیزتر و ساده تر شده است. بعلاوه ، اغلب در ردیفهای مختلف "نیمکتهای" یکنواخت عملا هیچ محدودیتی وجود ندارد و هیچ مانع صوتی وجود ندارد. چرا سر و صدا و سایر عوامل حواس پرتی به حد بحرانی می رسد. این امر با تحقیقات ما در مورد ایده پردازی در دفاتر روسیه تأیید می شود ، در نتیجه ما دائماً تأیید می کنیم که تقریباً در هر شرکت شکایت اصلی کارمندان عدم رعایت حریم خصوصی و عدم توانایی تمرکز است.
برای اینکه کارمندان روی وظایف خود تمرکز کنند ، فضای کار باید زمینه های مشخصی را برای کار تیمی ، فردی و متمرکز فراهم کند. این مناطق نباید با هم رقابت کنند بلکه مکمل یکدیگر هستند. تنوع بیشتر و در دسترس بودن این یا آن فضا ، کارمندان را قادر می سازد از مناسب ترین محیط برای کار فعلی استفاده کنند و به آنها اجازه می دهد حواس همسایه ها را پرت نکنند ، همچنین یکنواختی کسل کننده تکرار ردیف های فضای باز را از بین می برد و باعث بهبود راحتی صوتی می شود.
و البته ، آموزش کارمندان در استفاده صحیح از فضا بسیار مهم است. مشارکت افراد در روند تغییر از همان ابتدا ضروری است ، زیرا اجرای ایده های دریافت شده از طریق ارتباط با همکاران بسیار آسان تر است و تحمیل دیگران نیست. شرکت ها باید رفتار جدید را از طریق استراتژی تغییر ، ارتباطات و آموزش کاملاً تقویت شده تقویت کنند. در این صورت ، آنها با مقاومت کارکنان روبرو نخواهند شد و اثربخشی نوآوریها تا حد ممکن بالا خواهد بود. بر اساس تحقیقات هاورث
